Ein Datenwust über die verschiedensten Abteilungen hinweg, Verkettungen der Fachbereiche und eine Dateninfrastruktur, die diesen Anforderungen kaum gewachsen ist – und dennoch kommen jeden Tag hochrelevante neue Daten hinzu, die berücksichtigt werden müssen. Viele Unternehmen kämpfen mit der Herausforderung, Zusammenarbeit, Kommunikation und Datenaustausch produktiver zu gestalten.
Softwaresysteme wie Enterprise Resource Planning (ERP) und Product Information Management (PIM) sorgen dafür, dass Unternehmen relevante Informationen über verschiedene Aktivitäten sowie deren Status aus diversen Abteilungen sammeln und verteilen können.
PIM vs. ERP – welches System ist das richtige?
Was ist der Unterschied zwischen PIM und ERP? Welcher Nutzen und welche Vorteile ergeben sich jeweils, und wann wird überhaupt ein solches System benötigt? Diese Wissenslücke steht oftmals hohem Wachstum und Produktivität im Weg – dieser Artikel schafft Klarheit.
Was ist ein PIM-System?
PIM steht für ein System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre produktbezogenen Daten für Marketing- und Vertriebszwecke so zu verwalten, dass angemessene, konsistente und vollständige Produktinformationen strukturiert konsolidiert werden. Es bündelt Produktspezifikationen, Informationen zum Produktlebenszyklus, technische Spezifikationen, digitale Assets, Rich Media und Produkt-Metadaten aus jeder internen oder externen Quelle und gibt sie an jeden Kundenkontaktpunkt weiter.
Die PIM-Plattform ermöglicht es Unternehmen, durch einen nahtlosen Fluss zuverlässiger Produktinformationen – von der Herstellung über die Lieferkette bis zum Markt und schließlich zum Kunden – immer konsistenter, konformer und effizienter zu werden.
Was ist ein ERP-System?
ERP ist eine Software, die von Unternehmen verwendet wird, um alltägliche Geschäftsprozesse zu verwalten, wie z. B. Personalwesen, Buchhaltung, Compliance, Vertrieb, Projektmanagement, Lieferkettenbetrieb, Risikomanagement oder Kundenbeziehungsmanagement. Ein ERP-System verwendet einen gemeinsamen Satz von Datendefinitionen, die auf einer einzigen Datenbank arbeiten und auf einer integrierten Softwareplattform funktionieren.
Im Großen und Ganzen ermöglicht ein ERP-System durch die Verknüpfung verschiedener Geschäftsprozesse einen nahtlosen Datenfluss. Es führt Transaktionsdaten aus verschiedenen Quellen zusammen, um höchste Datenintegrität und eine einzige Quelle der Wahrheit zu bieten, wodurch Datenduplizierung vermieden wird.
Die wichtigsten Merkmale der PIM- und ERP-Plattformen
PIM
- Datenmanagement: Die PIM-Lösung verspricht überlegene Produktinformationen durch die Konsolidierung von Daten aus einer einzigen Quelle, um hohe Datenqualität, Genauigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit zu gewährleisten.
- Datenintegration: Unabhängig davon, ob es sich um interne Produktinformationsquellen oder externe Quellen wie Lieferanten, mobile Apps oder Online-Storefronts handelt, bleibt die Integration intakt.
- Anpassungsfähigkeit: Ein modernes PIM-System stellt sicher, dass es an bestehende Prozesse anpassbar ist und sich flexibel an zukünftige Anforderungen anpassen kann.
- Automatisierung: Eine PIM-Plattform automatisiert arbeitsintensive und sich wiederholende Aufgaben und rationalisiert Prozesse, sodass sich Ressourcen auf Kernaktivitäten konzentrieren können.
ERP
- Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: ERP stellt sicher, dass Geschäftseinheiten und Prozesse im gesamten Unternehmen für eine reibungslose Ausführung miteinander verbunden sind.
- Bereitschaft in Echtzeit: Gut integrierte Abteilungen können in Echtzeit zusammenarbeiten, was viel Zeit bei der Bearbeitung von Kundenbestellungen einspart.
- Eine einzige Datenbank: Gemeinsame Datendefinitionen für das gesamte Unternehmen, auf die sich jede Abteilung stützt.
- Nachverfolgung und Sichtbarkeit: ERP-Systeme bieten unternehmensweite Sichtbarkeit und Tools zur Verfolgung diverser Datensätze.
Was sind die Vorteile eines PIM-Systems?
- Kurze Time-to-Market: Durch die Eliminierung manueller, sich wiederholender Aufgaben hilft PIM dabei, Produkte schnell auf den Markt zu bringen.
- Omnichannel-Handel: Durch die Verteilung konsistenter Produktdaten auf diversen Kanälen lässt sich die Kaufkontinuität an allen Kundenkontaktpunkten sicherstellen.
- Reduzierte Kosten: Verstärkte Automatisierung, die Überbrückung von Silos und Systemintegration senken den Ressourcenverbrauch und die Kosten für komplexe IT-Aufgaben.
- Verbesserte Konversion: Bessere Kundenerfahrung, personalisiertes Verkaufen und ständige Produktverfügbarkeit fördern die Kundenbindung und erhöhen den durchschnittlichen Bestellwert.
- Schnelleres Erreichen neuer Märkte: Hochwertige Daten in mehreren Sprachen ermöglichen die schnelle Einführung von Produkten an verschiedenen geografischen Standorten.
Die Hauptunterschiede zwischen PIM und ERP
Funktionen
PIM fungiert als zentrale Drehscheibe für alle Produktdaten, die aus verschiedenen Quellen wie CRM, ERP, WMS, Datenlieferanten, internen Systemen und externen Agenturen stammen. Seine Aufgabe ist es, Daten zu sammeln, zu konsolidieren, anzureichern und zu verbreiten – verbunden mit verschiedenen Ausgabekanälen wie mobilen Apps, Websites, Marktplätzen und Smart Devices.
Das Herzstück eines ERP-Systems ist eine gemeinsame Datenbank, die mehrere Funktionen unterstützt und verbindet, sodass Mitarbeiter verschiedener Geschäftsbereiche auf dieselben Daten zugreifen können – abteilungsübergreifend etwa für Personalwesen, Stücklisten, Bestellungen, Projektmanagement, Rechnungsstellung, Lagerverwaltung oder Anlagenverwaltung.
Daten
PIM verwaltet Daten wie Produktspezifikationen, technische Spezifikationen, Informationen zum Produktlebenszyklus und digitale Assets (Bilder, Videos, Animationen), die aus nahezu allen internen oder externen Quellen gesammelt werden.
Informationen in ERP beziehen sich auf ein einziges, gemeinsam definiertes Schema, das in einer gemeinsamen Datenbank gespeichert ist. Die Daten betreffen etwa Produktherstellung, Bestand, Lager und Vertriebsnetz, Personalwesen, Rechnungswesen, Kundendatenbank und die Analyse der Unternehmensleistung.
Umfang
Der Anwendungsbereich von PIM umfasst die Zentralisierung und Synchronisierung von Produktinformationen als einheitliche, fehlerfreie Informationsquelle für Marketing & Vertrieb, Kundenbetreuung, Beschaffung, E-Commerce und Forschung & Entwicklung – und hilft dabei, Effizienz und Customer Experience zu steigern.
ERP hingegen beinhaltet die Suche nach organisationsweiten Einschränkungen, um die Konnektivität zwischen Abteilungen zu verbessern, die Produktivität zu erhöhen, manuelle Prozesse zu eliminieren und Analysen sowie Berichte zu erstellen.
Bedarf
Die Notwendigkeit eines PIM-Systems entsteht, wenn Unternehmen Datenqualität, Omnichannel-Präsenz, Time-to-Market, Effizienz, Produkterfahrung und ROI verbessern wollen. Die Notwendigkeit eines ERPs ist gegeben, wenn Unternehmen zu viel Zeit und Ressourcen benötigen, um Geschäftseinheiten miteinander kommunizieren zu lassen, oder den Überblick über fehlerhafte Prozesse verlieren.
Können PIM und ERP zusammenarbeiten?
Auf jeden Fall – ERP- und PIM-Systeme können in perfekter Harmonie zusammenarbeiten. ERP-Systeme umfassen zahlreiche Informationen über Ressourcen innerhalb eines Unternehmens, wie Logistik, Produkte, Kunden, Bestandsverfügbarkeit, Lagerstandorte und Preise, und verfolgen die Bewegung von Produkten bis zum Verkauf. Das Marketing hingegen sucht ständig nach anschaulichen Produktbeschreibungen und Bildern, um Produkte ansprechend zu gestalten – genau diese Lücke füllt PIM aus, indem es Produktdaten aus dem ERP-System aufnimmt und passend für Marketing und Vertrieb anreichert.
ERP vereinfacht – dabei hilft die zusätzliche Integration von PIM
Einführen einer neuen Produktlinie
Die Daten einer neuen Produktlinie werden in der Regel in das ERP-System importiert. Es kann jedoch vorkommen, dass ein neues Produkt eine Markierung benötigt, die bisher für das bestehende ERP-System nicht relevant war. Das Anlegen eines neuen Eingabefeldes ist dort oft nur mit Aufwand möglich, was zu Verzögerungen führen kann.
Aktualisieren von Produktinformationen
Produktinformationen müssen mitunter aktualisiert werden, etwa aufgrund neuer gesetzlicher Bestimmungen oder Zertifizierungen. Bei einem ERP-System kann das für eine ganze Produktlinie zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Verfügt das Unternehmen über ein PIM, genügt es, die Information einmal zu aktualisieren – sie wird automatisch an alle nachfolgenden Ebenen weitergegeben.
Vorbereiten neu erworbener Produkte für den Vertrieb
Neu erworbene Produkte müssen für den Markt vorbereitet werden, auch wenn ihr Umsatzpotenzial noch nicht vollständig bekannt ist. Mit einer PIM-Lösung können neue Produkte sofort eingegeben werden und das ERP umgehen, ohne dessen Daten zu stören, sodass Vermarkter die Produktdaten direkt für den Verkauf nutzen können.
Wenn umfangreiche Produktdaten für das Marketing benötigt werden
Die in einem ERP gespeicherten Daten sind transaktional, während das Marketing oft Rich-Media-Inhalte wie Bilder, Videos und Animationen benötigt. Da ERPs dafür nicht ausgelegt sind, konsolidiert eine PIM-Plattform diese Informationen bereits, sodass Marketer sie sofort auf mehreren Kanälen und in verschiedenen Sprachen veröffentlichen können.
Produktdaten im ERP finden
Die Suche nach einer einzelnen Komponente kann sich in einem ERP-System als schwierig erweisen, wenn sie dort nicht als eigene Funktion vorhanden ist. Ist ein PIM-System vorhanden, lässt sich eine solche Komponente im konsolidierten Repository der Produktdaten sofort finden und die Information schnell auf allen Ausgabekanälen weitergeben.
Diese Vorteile bringt die Symbiose von PIM und ERP mit sich
Da sowohl PIM als auch ERP ihr eigenes Potenzial haben, stärkt jedes System mit seiner Anwesenheit das andere. Eine PIM-ERP-Integration kümmert sich sowohl um kritische Back-End-Funktionen als auch um den Verkauf im Front-End-E-Commerce.
- Überlegenes Bestandsmanagement: Während ERP die Bestandsinformationen aktualisiert, sorgt die PIM-Plattform dafür, dass angereicherte, genaue Produktdaten auf mehreren Kanälen angezeigt werden.
- Schnelles Senden von Daten an Partner: Partner wie Distributoren oder Einzelhändler benötigen sowohl kritische Produktdaten als auch Marketingdaten, etwa für Artikel-Konfigurationsblätter mit GTINs, UPCs, Spezifikationen und Attributen.
- Effektives Marketing und präzise Preisgestaltung: ERP verwaltet Produktpreise aller Art; werden diese Daten in ein PIM eingespeist, entsteht eine verkaufsspezifische Datenbank für Marketing und Vertrieb.
- Schnelleres Einrichten und Anreichern von Varianten: Werden Varianten im ERP angelegt und über eine PIM-Software mit Bildern, Animationen und Marketinginhalten angereichert, entsteht ein besseres Erlebnis für den Kunden.
- Verbessertes Gesamt-Merchandising: ERPs überwachen Verkaufs-, Buchhaltungs- und Bestellinformationen und können Verkäufe auf Basis fundierter Erkenntnisse prognostizieren, die dann in die Marketingstrategie einfließen.
Fazit
Ein PIM-System erleichtert die tägliche Arbeit von Marketing und Vertrieb erheblich, indem es vor allem produktbezogene Marketing-Daten aufbereitet und verwertet. Das ERP hingegen bezieht sich auf die alltäglichen Geschäftsprozesse und nimmt eine ebenso bedeutende Position in deren Optimierung ein.
Dennoch schließen sich die Systeme nicht aus – im Gegenteil: Sie bauen aufeinander auf und schaffen gemeinsam eine gute Grundlage für die effiziente Steuerung der Unternehmensprozesse.
